Viele Gruppenverträge und Einzelverträge zur betrieblichen Altersvorsorge wurden vor 20 bis 25 Jahren abgeschlossen – zu einer Zeit mit anderen Zinsniveaus, anderen Produktwelten und anderen Lebenssituationen der damals jungen Mitarbeiter. Diese Verträge laufen häufig unverändert weiter. Neue Mitarbeiter treten über denselben Gruppenvertrag bei, ohne dass jemals geprüft wurde, ob die ursprüngliche Konstruktion noch zeitgemäß ist.

Das Problem dabei: Eine betriebliche Altersvorsorge ist im Kern eine sehr gute Idee – der Arbeitgeber ermöglicht Vorsorge, teils vollständig arbeitgeberfinanziert, teils mit einem prozentualen oder festen Zuschuss, steuerlich gefördert. Am Produkt „betriebliche Altersvorsorge“ liegt es dabei selten – meist ist es der damals gewählte Tarif, der zur heutigen Situation der Mitarbeiter nicht mehr passt. Aus einer guten Absicht wird so ein stiller Schwachpunkt in der Personalvorsorge – unbemerkt, bis jemand konkret nachfragt.

In der Praxis wiederholen sich dabei fast immer dieselben fünf Lücken.

Wer mit Anfang zwanzig eine betriebliche Altersvorsorge abschließt, ist in der Regel nicht verheiratet und hat entsprechend eine einfache oder gar keine bewusste Bezugsrechtsregelung getroffen – häufig automatisch die Eltern oder Geschwister als Ansprechpersonen im Leistungsfall. Jahre später ist aus der oder dem Mitarbeitenden eine Familie geworden: verheiratet, vielleicht mit Kindern. Die ursprüngliche Regelung wurde nie angepasst, weil sie schlicht nie wieder zur Sprache kam.

Im Leistungsfall – bei Tod vor Erreichen des Rentenziels oder bei vorzeitiger Berufsunfähigkeit, je nach Vertrag – zählt aber die zuletzt dokumentierte Regelung, nicht die aktuelle Lebenssituation. Das kann dazu führen, dass Ehepartner oder Kinder nicht in der vorgesehenen Weise berücksichtigt werden.

Viele ältere Verträge sind klassisch verzinst aufgebaut, ohne fondsgebundene Komponenten. Das war zum Abschlusszeitpunkt eine nachvollziehbare, sicherheitsorientierte Entscheidung. Bei Verträgen mit noch zehn, fünfzehn oder mehr Jahren Restlaufzeit bedeutet ein rein klassischer Aufbau jedoch, dass über die gesamte verbleibende Laufzeit auf Chancen an den Kapitalmärkten verzichtet wird – ohne dass dies je neu bewertet wurde.

Aber auch dort, wo bereits Fonds im Vertrag enthalten sind, lohnt sich ein zweiter Blick: Sind ETFs als kostengünstige Bausteine berücksichtigt, oder ausschließlich aktiv gemanagte Fonds? Und wie hoch sind die Kostenquoten der tatsächlich gewählten Fonds im Vergleich zu vergleichbaren Alternativen am Markt? Gerade bei älteren Verträgen wurde diese Auswahl oft einmalig getroffen und seitdem nie wieder überprüft, obwohl sich Fondsangebot und Kostenstrukturen über zwanzig Jahre deutlich weiterentwickelt haben.

„Gruppenvertrag“ klingt nach Vorteil – ist es aber nicht automatisch. Manche Gruppenverträge wurden seinerzeit ohne echte Sonderkonditionen abgeschlossen: gleiche Kostenstruktur wie ein Einzelvertrag, nur eben unter einem gemeinsamen Rahmenvertrag verwaltet. Der erwartete Effekt – bessere Konditionen durch die Gruppengröße – bleibt dann aus, ohne dass das für Arbeitgeber oder Mitarbeitende sichtbar wird.

Die betriebliche Altersvorsorge klärt, was im Alter passiert. Was aber, wenn ein Mitarbeitender vorher aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr arbeiten kann? In vielen ursprünglichen Vertragskonstruktionen wurde dieser Baustein schlicht nicht mitgedacht. Die Altersvorsorge steht damit ohne ihr Gegenstück – die Absicherung der Arbeitskraft, die diese Altersvorsorge überhaupt erst finanziert.

Dabei liegt hier eine Chance, die in der Praxis kaum genutzt wird: Für die Arbeitskraftabsicherung über einen Gruppenvertrag gelten häufig vereinfachte Gesundheitsfragen – deutlich reduziert gegenüber dem, was bei einem individuellen Einzelvertrag abgefragt wird. Das eröffnet Mitarbeitenden mit gesundheitlichen Vorbelastungen einen Zugang, den sie über den freien Markt oft gar nicht hätten: Wer beispielsweise mit einer chronischen Erkrankung wie Diabetes lebt, in der Vergangenheit wegen Erschöpfung oder Burnout in Behandlung war oder aufgrund des Körpergewichts bei einer Einzelprüfung abgelehnt oder nur mit Risikozuschlag angenommen würde, kann über den vereinfacht geprüften Gruppenvertrag oft trotzdem eine Arbeitskraftabsicherung erhalten.

Für den Arbeitgeber bedeutet das eine Leistung, die über eine übliche Zusatzleistung hinausgeht: Mitarbeitende, die selten krankgeschrieben, aber gesundheitlich vorbelastet sind, bekommen dadurch teilweise erstmals eine Absicherung, die ihnen individuell verschlossen geblieben wäre. Das ist keine abstrakte Wertschätzung, sondern eine konkrete, spürbare Leistung – gerade für die, die sie am dringendsten brauchen.

Gerade in Betrieben mit mehreren Durchführungswegen, unterschiedlichen Vertragsgenerationen oder wachsender Mitarbeiterzahl fehlt häufig ein verbindliches, aktuelles Regelwerk: die Versorgungsordnung. Ohne sie entstehen über Jahre gewachsene Einzelfalllösungen, die weder für die Personalabteilung noch für die Mitarbeitenden nachvollziehbar sind – und die im Zweifel zu Ungleichbehandlung oder Unklarheiten führen können.

Keiner dieser fünf Punkte entsteht aus Nachlässigkeit. Sie entstehen, weil ein einmal eingerichteter Vertrag im Tagesgeschäft nicht mehr auf dem Radar ist – bis jemand gezielt danach fragt. Für Arbeitgeber bedeutet das: Eine vor Jahren gut gemeinte Vorsorgeleistung kann heute, ungeprüft, ihr Versprechen nur noch teilweise einlösen.

Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ist das auch eine verpasste Chance. Eine bAV, die tatsächlich zur Lebenssituation der Mitarbeitenden passt, ist ein wirksames Argument in der Mitarbeiterbindung – eine bAV, die niemand mehr erklären kann, ist es nicht. Wie groß mögliche Versorgungslücken bei einzelnen Mitarbeitenden tatsächlich sind, lässt sich unabhängig von dieser Bestandsaufnahme auch über unseren Selbsttest einordnen.

Der erste Schritt ist unabhängig von der Betriebsgröße immer derselbe: der bestehende Gruppenvertrag oder die vorhandenen Einzelverträge werden gemeinsam auf den Prüfstand gestellt. Dabei betrachten wir die fünf oben genannten Punkte systematisch für jeden Vertrag beziehungsweise für die gesamte Belegschaft.

Je nach Ergebnis und Betriebsgröße kann daraus Unterschiedliches entstehen: - eine Anpassung einzelner Verträge, etwa beim Bezugsrecht oder der Anlagestruktur - eine Neuaufstellung des Gruppenvertrags mit echten Sonderkonditionen - die Erstellung einer Versorgungsordnung – bei größeren Betrieben auch in Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern - Einzelgespräche mit den betroffenen Mitarbeitenden

Bei diesen Einzelgesprächen ist uns ein Punkt besonders wichtig: Wo sinnvoll, beziehen wir den Ehe- oder Lebenspartner mit ein. Denn bei den meisten dieser Fragen – Bezugsrecht, Arbeitskraftabsicherung, Versorgungsziel – geht es nicht um die Absicherung einer einzelnen Person, sondern um die Absicherung einer Familie.

In den Einzelgesprächen mit Mitarbeitenden geht es uns nicht in erster Linie darum, zusätzliche Verträge zu verkaufen. Es geht darum, sichtbar zu machen, was der Arbeitgeber für seine Mitarbeitenden bereits bereitgestellt hat.

Ein modern aufgestellter Gruppenvertrag – mit fondsgebundenen Bausteinen, echten Sonderkonditionen und einer eigenständigen Arbeitskraftabsicherung, teils sogar mit vereinfachter Gesundheitsprüfung – ist eine erhebliche Leistung. Nur wissen die wenigsten Mitarbeitenden das, solange es ihnen nie erklärt wurde. Im Einzelgespräch wird aus einer Position auf der Gehaltsabrechnung eine konkrete, verständliche Leistung: Das hat Ihr Arbeitgeber für Sie eingerichtet.

Damit hat die Einzelberatung für den Arbeitgeber einen Effekt, der über die eigentliche Vorsorge hinausgeht: Er bekommt sichtbare Wertschätzung für etwas, das er längst finanziert – bislang nur unsichtbar.